Kanban TCE-RJ como Ferramenta de Monitoramento do Planejamento Estratégico

- Alexandre Fonseca do Rosário (Subsecretário de Planejamento a época); - Karen Estefan Dutra (SSP); - Jordanna Malena da Silva Mendonça (SSP); - Ana Carolina Santos de Aquino (CDO); - Fábio Motta Scisinio Dias (STI); - Marcelo Aparecido Loro (CDS); - Diego da Cunha Rangel (CDS); e - André Luiz da Silva Kauer (CDS).

- Alexandre Fonseca do Rosário (Subsecretário de Planejamento a época); - Karen Estefan Dutra (SSP); - Jordanna Malena da Silva Mendonça (SSP); - Ana Carolina Santos de Aquino (CDO); - Fábio Motta Scisinio Dias (STI); - Marcelo Aparecido Loro (CDS); - Diego da Cunha Rangel (CDS); e - André Luiz da Silva Kauer (CDS).

- André Felipe do Nascimento Trindade (Subsecretário de Planejamento); - Karen Estefan Dutra (SSP); - Jordanna Malena da Silva Mendonça (SSP); - Ana Carolina Santos de Aquino (CDO); - Fábio Motta Scisinio Dias (STI); - Marcelo Aparecido Loro (CDS); - Diego da Cunha Rangel (CDS); e - André Luiz da Silva Kauer (CDS).

Planejamento e Gestão Estratégica, método Kanban e Power BI.

Etapa 1. Estudo diagnóstico entre os atributos dos planos institucionais e as funcionalidades disponíveis na ferramenta Kanban TCE-RJ para identificação do grau de compatibilização e da viabilidade de uso para a finalidade de monitoramento do PET. Etapa 2. Identificação das necessidades de customização da ferramenta Kanban, realizada conjuntamente entre Subsecretaria de Planejamento (SSP) e Subsecretaria de Tecnologia da Intormação (STI), para que os objetivos iniciais de monitoramento do PET fossem atingidos. Etapa 3. Desenvolvimento de protótipo pela SSP, com requisitos para desenvolvimento de novas funcionalidades desejadas, para customização pela STI. Etapa 4. Parametrização do Kanban pela STI para receber as informações previstas nos Planos Estratégico, Tático e Operacional. Etapa 5. Homologação da ferramenta. Etapa 6. Inserção de dados no Kanban, respeitando o alinhamento entre objetivos/iniciativas estratégicos e objetivos/iniciativas táticos com as ações operacionais correspondentes. Cada card conta pela descrição da ação planejada, responsável, período de execução, etapas e meta pretendida. Etapa 7. Capacitação dos gestores responsáveis pelas ações operacionais anuais, por meio de treinamento na Escola de Contas e Gestão e disponibilização de Guia Prático de uso da ferramenta Kanban para fins de monitoramento do PET. Etapa 8. Implantação de modo institucionalizado do Kanban TCE-RJ como ferramenta de monitoramento do Plano Estratégico do Tribunal, proporcionando uma visão gerencial sistêmica, ágil e transparente.

4 meses

Horas trabalhadas de servidores do TCE-RJ

I) Entendimento do grau de complexidade para customização da ferramenta Kanban TCE-RJ para atender às necessidades da estrutura de todo o Planejamento Estratégico; e II) Envolvimento das pessoas no novo procedimento e uso da tecnologia.

Ponto crítico: utilização uniforme do Kanban por todas as unidades organizacionais. Solução: capacitação dos secretários-gerais, subsecretários, diretores, coordenadores e responsáveis e substitutos indicados para execução das ações operacionais.

I) Transparência e integração entre as unidades organizacionais e sobre o desempenho do planejamento estratégico; II) Implementação do modelo de Gestão à Vista, com acompanhamento das ações em tempo real; III) Alinhamento operacional, tático e estratégico; IV) Facilidade de acesso aos usuários; V) Maior integridade dos dados; VI) Processo de Tomada de Decisões facilitado; e VII) Painel BI atualizado automaticamente pelo Kanban.

I) Integração entre as unidades organizacionais: II) As unidades organizacionais têm acesso para visualização dos status de todas as ações existentes nos planos operacionais das demais áreas, permitindo uma melhor identificação de ações que possam impactar nos processos de trabalho de forma integrada. III) Relatórios de desempenho das ações podem ser extraídos pelos gestores de todas as unidades organizacionais em tempo real, além da disponibilização de Painel BI do PET a todos os servidores, contendo os status das ações/projetos. Dessa forma, o gestor ou o servidor tem a possibilidade de atuar de forma preventiva e concomitante à execução dos planos. IV) Alinhamento operacional, tático e estratégico: o Kanban permite que o gestor e o servidor visualizem o alinhamento entre ação operacional com as iniciativas e objetivos de níveis tático e estratégico, permitindo uma visão mais sistêmica do impacto da contribuição da força de trabalho para o atingimento dos objetivos estratégicos. V) Facilidade de acesso aos usuários: o kanban é uma ferramenta de fácil acesso no TCE-RJ, na qual o responsável pela ação gerencia o status das ações, além de poder unir e dar transparência às evidências relacionadas ao desempenho. VI) Maior integridade dos dados: com o acesso aberto aos gestores, todas as movimentações e alterações feitas por meio da ferramenta Kanban TCE-RJ têm rastreabilidade. O Painel BI é atualizado automaticamente por meio dos dados do Kanban, em tempo real, mantendo assim a integridade e a tempestividade da informação. VII) Processo de Tomada de Decisões facilitado: Gestores podem extrair relatórios de desempenho do Kanban e do Portal BI com facilidade e em tempo real, com os filtros relevantes para tomada de decisões. VIII) Painel BI atualizado automaticamente pelo Kanban: o Painel BI é atualizado automaticamente do Kanban, demonstrando as alterações realizadas, mantendo assim a integridade da informação.

Considerando os diferentes níveis de maturidade na aplicação das práticas e diferentes estilos de gestão, evidencia-se a necessidade de fortalecimento da comunicação e padronização do uso da ferramenta e das práticas de gestão que ela suporta. Também é necessário promover uma maior adesão dos gestores das unidades organizacionais relacionadas aos processos de Governança e Gestão. As unidades organizacionais da Secretaria de Controle Externo encontram-se em estágios mais avançados no uso da ferramenta. Além da promoção de um melhor entendimento por parte dos servidores do quanto a sua ação contribui para atingimento dos objetivos estratégicos e para a entrega de valor público para a sociedade, jurisdicionados e poder legislativo.